Wie smarte Drucker zu Helfern am digital Workplace werden.

Digitale Transformation ist heutzutage keine Option mehr, sondern ein Muss für alle Unternehmen, die nicht vom Zahn der Zeit zermalmt werden wollen. Etablierte Unternehmen habe es schwer, ihren Weg in die digitale Welt zu finden. 

Nur wer bereit ist, radikal umzudenken, sich stärker denn je am Kunden zu orientieren und wirkungsvolle Strategien entwickelt, wird den Sprung in die Moderne schaffen. 

Wie können etablierte Unternehmen den Sprung in die moderne, digitale Welt schaffen? 

In einer losen Folge stellen wir einfache Möglichkeiten auf dem Weg in die neue Unternehmenswelt vor. An erster Stelle unserer Überlegungen steht der schnöde Kopierer, für viele eine langweilige Kiste, nicht sexy, immer ein guter Platz zum Quatschen und Kaffee trinken. 

Seit über 20 Jahren laufen wir durch deutsche Büros. Lange Zeit war das Papier und das Bedrucken in jeglicher Form ein gutes Geschäft für uns, für die Toner-, Tinten- und Papierfabrikanten. Seit 10 Jahren reden wir vom papierlosen Büro, analog wuchsen die Papierberge ständig weiter in den Himmel. In den letzten zwei Jahren beginnt das disruptive schwert für unsere Branche durchaus schnell über unseren Köpfen zu schwingen. Das ist auch für uns eine sehr spannende und aufregende Situation.

In vielen deutschen Büros der heutigen Zeit treffen wir jedoch noch auf analoge Verhältnisse. Papier an jeder Ecke, Drucker, Kopierer an jedem Platz, auf jeder Etage. Es wird kopiert, gedruckt und gescannt. Der Scan-Vorgang endet in der E-Mail, Fortgeschrittenere scannen in das Netzwerk. Dort ist das digitale Arbeitsleben dann oft am Ende angekommen.

Der digital Workplace fängt meistens mit dem intelligenten Einlesen der Papiere an.

Papierbasierte Prozesse sind noch die Regel. Die neuen Möglichkeiten und Chancen sitzen lustlos in der Ecke und warten auf ihren Einsatz.

An erster Stelle müssen wir papiergebundene, teure und bremsende Prozesse in eine einfache digitale Arbeitsweise wandeln. Mithilfe von smarten Drucker-Apps auf den neuesten multifunktionalen Drucksystemen werden zum Beispiel Spesen einfach abgerechnet, Genehmigungen vereinfacht und automatisiert. 

Geniale Apps, mit denen Sie den Büroalltag in den Griff bekommen. Ganz wichtig: Intuitive und verständliche Prozesse bauen die Ängste und Vorbehalte der Mitarbeiter ab.

Die heutigen Multifunktions-Drucker sind von Grund auf neu konzipiert und treiben den Wandel mit voran. Sie optimieren Dokumenten-Workflows, steigern die Produktivität und senken Kosten. Wir erleben eine bahnbrechende und vertraute Technologie. Wer ein Smartphone oder Tablet im Privatleben nutzt, weiß wie Apps die Art und Weise unserer Zusammenarbeit verändern. Wir kommunizieren und teilen Informationen im Handumdrehen und unkompliziert.

Wie wir durch smarte Drucker-Apps intelligente Dokumente erhalten.

Smarte Drucker-Apps verwandeln Multifunktions-Drucker in Büro-Assistenten und versetzen Nutzer in die Lage, produktiver und einfacher zu arbeiten. Diese Helfer führen Routineaufgaben aus. Das Einscannen und Speichern von Dateien direkt in Cloud-Umgebungen und an viele weitere Orte. In anderen Fällen werden unternehmensspezifische Arbeitsabläufe automatisiert und in digitaler Form per App aufbereitet.

Nicht die technische Versiertheit, die einfachste Nutzung ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Dank smarter Drucker- und Workflow-Apps gehen Ihre elektronischen Abbilder weit über das Paradigma Papierbasierter Prozesse hinaus. Die intelligenten Dokumente von heute sind Informationsträger, die Ihr Unternehmen voranbringen und Mehrwerte schaffen.

Diese neue Generation von Dokumenten am Arbeitsplatz ist:

durchsuchbar. Detaillierte Metadaten geben Ihnen die Möglichkeit, das Gesuchte im Handumdrehen zu finden. Sie suchen einen Spesenbericht oder einen Beleg? Geben Sie einfach das Datum oder die Gesamtsumme ein.

sicher. Eine auf Industriestandards basierende Verschlüsselung, Virenschutz und Rechteverwaltung gewährleisten Compliance und Risikomanagement.

vernetzt. Digitale Unterlagen werden in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert. Sie können automatisch weitergeleitet, freigegeben und gespeichert werden.

gemeinsam nutzbar. Versions- und Verfasser-Verfolgung ermöglichen Echtzeit- Kollaboration, das heißt Teammitglieder können von jedem Standort aus an gemeinsamen Unterlagen arbeiten.

Wie smarte Apps die einstigen Ausgabegeräte in digitale Büro-Assistenten verwandeln, die Informationen schneller und einfacher übermitteln.

Nehmen wir die Rechnungsverwaltung. Sie besteht aus einer Abfolge von Schritten wie dem Einscannen und Ablegen der Rechnung in einem bestimmten Ordner und dem Versenden per E-Mail, mit der Bitte um Freigabe. Smarte Apps fassen Workflows dieser Art unter einem einzigen Symbol für „Rechnungsstellung“, „Personal“ oder „Rechtsprüfung“ zusammen.

Selbst mobile Mitarbeiter können eine Rechnung einscannen, sie in einem Beleg mit bearbeitbaren Text konvertieren und an die entsprechenden Empfänger weiterleiten. Der Beleg wird nach Bearbeitung automatisch in der Cloud oder im Netzwerk abgelegt – alles per Knopfdruck.

Es stehen darüber hinaus zahlreiche branchenspezifische Lösungen zur Verfügung, die das App-gesteuerte Geschäftsumfeld von heute bedienen. Im Gesundheitswesen geben entsprechende Apps den Gesundheitsdienstleistern die Möglichkeit, wichtige Patienteninformationen sicher auszutauschen.

Der Kopierer wird zur papierlos Büro-Maschine. Wir machen das!

Die Integration in bestehende Dokumenten-Workflows.

Benutzerfreundliche Apps führen Sie durch jeden Schritt eines Dokumentenprozesses, komplexe Aufgaben werden einfach durch das Berühren eines Symbols ausgeführt. Der Arbeitsablauf lässt sich in bestehende Druckumgebungen und Arbeitsprozesse gut integrieren.

Welche weiteren Anwendungen der neuen digitalen Technologien ergeben sich noch aus dem Scan-Vorgang?

Verbinden Sie Ihr Smartphone oder Tablet mit dem Multifunktionsdrucker, um zu digitalisieren, E-Mails und Faxnachrichten zu versenden und auszudrucken. Auf diesem Wege können auch Daten in einem Cloud-Datenspeicher mobil abgelegt werden.

Im Bildungswesen beschleunigen Lehrer und Schüler die Zusammenarbeit und den Vorgang zum Hochladen und Speichern von Unterlagen. Nutzen Sie die Möglichkeit, um Kursmaterialien, Hausaufgaben und Arbeitsblätter direkt vom Gerät aus in Kursordner abzulegen. Auch der flexible Zugriff auf Ihren Moodle Account ist hier kein Problem.

Spannend, zurzeit nur in der englischen Version verfügbar, ist der Proofreader Service. Überprüfen Sie Schriftstücke auf Rechtschreibung, Grammatik, Stil und sogar Plagiate. Einfach einscannen und prüfen lassen.

Wenn wichtige Daten sich (DSGVO) sicher schwarz ärgern.

Beschleunigen Sie die Dokumentenbearbeitung auf sichere Weise, DSGVO gerecht. Verabschieden Sie sich von zeitaufwendiger und fehleranfälliger manueller Schwärzung. 

Diese App nutzt modernste Technologie mit künstlicher Intelligenz und macht es einfach, Papierdokumente einzulesen und sofort Ergebnisse zu erhalten. Kriterien auswählen, Vorlagen einscannen, die App erledigt den Rest. 

Personenbezogene Daten, wie Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Nummern der Sozialversicherung und Geburtsdaten oder andere sensible Daten sind automatisch schwarz überdeckt.

Mit App for DocuSign sorgen Sie dafür, dass Papierdokumente so schnell unterwegs sind wie ihre elektronischen Abbilder. Auf diesem Weg gelangen wichtige Unterlagen unkompliziert und einfach in die richtigen Hände.

Die Cloud- Dein sicherer Freund für kollaboratives Arbeiten.

Mit Cloud-Connector-Apps erstellen Sie hocheffiziente Workflows. Verbinden Sie Ihre Geräte mit den Cloud Speicher-Apps Ihrer Wahl und legen Sie gescannte Dokumente  direkt in einen Cloud-Ordner. Natürlich funktioniert auch der umgekehrte Weg, drucken Sie in der Cloud gespeicherten Informationen im Handumdrehen direkt am Drucker aus. Verfügbar für Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft® OneDrive® und Office 365®, Evernote, OptimiDoc Cloud, iManage und Clio Cloud für Rechtsanwälte. Viele Dokumentenmanagement-, Enterprise- und Collaborations- Systeme werden ebenso unterstützt.

Business Anwendungen – wie kann ein Unternehmen moderne Technologien nutzen, um seine Mitarbeiter noch besser einzusetzen? 

Um Ihre gesetzten Ziele zu erreichen, ist jedes Unternehmen auf Prozesse angewiesen. Aber diese laufen oft nicht optimal. 

Auch andere typische Energiefresser, wie überfüllte Postfächer und eingerostete Arbeitsprozesse gehören dringend auf den Prüfstand, wenn die digitale Transformation gelingen soll. 

Mit smarten Apps vereinfachen und automatisieren Sie Routineaufgaben von Spesenabrechnungen über Formularmanagement bis hin zur Automatisierung von Genehmigungen.

Die Abrechnung der Spesen lässt sich einfach und effizient auf Knopfdruck erstellen. Mit dieser App digitalisieren Sie mehrere Belege gleichzeitig und überprüfen diese vor dem Einreichen in das Abrechnungssystem noch einmal auf dem Maschinen Bildschirm. 

Mit einer anderen Anwendung vereinfachen Sie die Formularverwaltung und reduzieren gleichzeitig die mit der Ablage von Papierdokumenten verbundenen Risiken. Dank vorkonfigurierter QR-Codes lassen sich auch mehrseitige Papierformulare mit wenigen Handgriffen gleichzeitig im Intranet oder an anderen Orten ablegen. Hier können Sie flexibel, immer aktuell abgerufen oder per E-Mail verteilt werden.

Übersetzungen von Geschäftsdokumenten, Whitepapers und anderen Unterlagen.

Erleben Sie schnelle und exakte Übersetzungen in über 50 Sprachen. Sofortiges Übersetzen wichtiger Dokumente in Fremdsprachen, während die Formatierung der Original Ausdrucke erhalten bleibt. Steigern Sie Ihren Wettbewerbsvorteil. Gewinnen Sie neue Aufträge und erhöhen Sie Ihren Wert. 

Kommunizieren Sie effektiver mit den Kunden in deren Sprache und auf zeitgerechte Weise. Sie bekommen eine OCR Texterkennung auf Weltniveau. Dieses leistungsfähige OCR-System konvertiert nicht bearbeitbare Dokumente bei Bedarf automatisch.

Analoge Schriftstücke in gesprochene Audio Dateien umwandeln. 

Audio Documents Innovation: Wandeln Sie Ihre Papierdokumente in MP3-Dateien um. Ein Link zur MP3-Datei wird per E-Mail verschickt, damit sich der Empfänger die Datei unterwegs anhören kann. Durch einfaches Dokumente scannen können Sie produktiv wie nie zuvor arbeiten und Ihre Dateien überall und jederzeit anhören.

Capture Point: Einscannen und konvertieren Sie Papierdokumente sicher und automatisch in digitale und bearbeitbare Formate wie Word® und Excel®. Danach können Sie die Dateien in E-Mail- oder Cloud-Ablagesysteme übertragen.

Warum in den digitalen Arbeitsplatz investieren?

Wie oben aufgeführt, sind die Möglichkeiten zur Digitalisierung auf dem Weg zum Digital Workplace gewaltig. Jeder von uns arbeitet anders, wir haben heute aber auch mehr Zugang zu neuen Technologien am Arbeitsplatz als früher. Es gibt keinen Grund mehr, warum Drucker und Multifunktionsgeräte nicht in demselben Maße vernetzt sein sollen wie Computer, Handys und andere technische Geräte. 

Digitale Unternehmen brauchen eine neue Kultur und Organisationsform.

Dazu gehört beispielsweise, das oftmals vorherrschende Silodenken aufzubrechen. Diese „Jede Abteilung für sich“ Mentalität sollte man durch einen angeregten Dialog ersetzen. 

Jens Burghold

Wenn Firmen praktische Anwendungsfälle für digitale Werkzeuge schaffen, läuft die tägliche Arbeit besser. Wobei sich die Hard- und Software-Investionen in Grenzen halten, die Investition in Mitarbeiter und interne Abläufe ist ungleich höher, aber lohnend. Eine reine Technologie Investition ist für diesen Wandel nicht sinnvoll. 

Es geht um eine neue Kultur und Mentalität. Dann werden Sie erfolgreich sein. 

Das Gefühl, wenn…. Sie dabei sind, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu verändern.