Nimm dein Büro einfach mit, egal wo du bist!

Wie smarte Drucker zu Helfern am digital Workplace werden.

14. November 2019

Wenn das Büro zur Gefahrenzone erklärt wird: Home Office leicht gemacht.

Plötzlich müssen Unternehmen in kürzester Zeit neue Arbeitsweisen möglich machen, was im Normalfall monatelanger Vorbereitung bedarf.

Für zehntausende Arbeitnehmer sorgt ein kleiner Virus für eine neue Normalität. Arbeiten von zu Hause aus. Diese Zahl wird noch deutlich ansteigen. Eine Notwendigkeit, eine Umstellung für viele Mitarbeiter. Was sich wie Urlaub anhört, stellt hohe Anforderungen an die Selbstorganisation, Konzentration und Motivation.

Doch mit dem Laptop unter dem Arm einfach die Arbeit zu Hause erledigen? Damit ist es nicht getan. Für eine funktionierende Zusammenarbeit braucht es ein bisschen mehr.

Was brauchen wir im Home Office?

einen Schreibtisch und einen guten Stuhl
WLAN, zur Not eine LTE Box
einen Laptop mit Kamera und Mikrofon, einen externen Monitor
Kopfhörer, am besten mit Geräuschunterdrückung, ggf. Mikrofon
Remote Work Tools mit cloudbasierter Struktur
Remote Work Tools oder auch der Digital Workplace – das ist unsere Welt!

Es gibt unendlich viele hervorragende Anwendungen zur Kommunikation, Projektplanung, Aufgabenverteilung, Videokonferenzen und Dokumentenaustausch.

Bekannt sind vor allen Slack – für die Kommunikation, Asana oder Jira – für die Projektplanung, Zoom oder Hangout Meet – für die Videokonferenzen und Trello ersetzt die To-do’s auf unseren gelben Klebezettelchen.

Wir empfehlen an dieser Stelle unsere hier gezeigte Anwendung, basierend auf Bitrix24. Alle der oben aufgeführten Tools in einer App – schnell und einfach einsetzbar.

In dieser schwierigen Covid-19 Zeit bieten wir einen freien Tarif mit unbegrenzter Nutzeranzahl an.
Sprechen Sie uns an.

Wir hoffen sehr darauf, dass die Epidemie in absehbarer Zeit gestoppt wird. Einerseits vermag im Augenblick niemand mögliche Folgen abzusehen, andererseits muss die tägliche Arbeit getan werden, auch von zu Hause aus. Hier könnte HomeOffice mit funktionalen Remote Work Tools ein Notfallplan vieler Unternehmen sein, die wir mit unserer Initiative unterstützen möchten.

Bei Abteilungen, die noch physisch an Akten, Gütern und Kunden gebunden sind wird diese Umstellung schwieriger als bei einem Startup verlaufen. Startups sind hier im Vorteil, da die Ausgangsposition meistens eine bessere ist. Aber auch alt eingefahrene Unternehmen können es schaffen. Die herausfordernde jetzige Zeit und der Zwang zur Umstellung helfen dabei. Wenn man hier einen kleinen Vorteil sehen will – hierfür hätte es ohne den Virus noch viele Jahre gebraucht.

Online-Chat vor E-Mail

Die E-Mail ist kein Kollaborationstool! In vielen Unternehmen, gerade in KMU’s, wird die E-Mail als schnelle, digitale Kommunikationsform geschätzt. Hierbei entfällt ein Großteil der E-Mails auf unnötige CC/BCC Kopien – eine reine Informationsweitergabe um alle Kollegen und die Vorgesetzten auf den aktuellen Stand zu halten. Der Chef erfährt die meiste Penetration, er bekommt am Ende die meisten CC/BCC E-Mails ab.

Für eine Zusammenarbeit war die E-Mail nie gedacht. Bei komplexen Abstimmungsprozessen entstehen viele unnötige und unübersichtliche “Ping-Pong-Nachrichten”, welche die Nerven strapazieren. Die Übersichtlichkeit geht verloren, viele Vorgänge und Entscheidungen sind nicht mehr nachvollziehbar.

Setzen Sie auf Video statt auf Telefonkonferenzen

Manchmal ist es einfach schön die Kollegen wieder zu sehen. Gerade in der heutigen Zeit kann der persönliche Kontakt durch Videokonferenzen besonders wichtig sein.

Sorgen Sie für angemessene Umgangsformen und eine gute Ausleuchtung. Entsprechende Kleidung ist auch im HomeOffice Pflicht, peinliche Poster sollten nicht von der Kamera erfasst werden.

Tools wie unsere vollumfassende Bitrix Variante, Microsoft Teams, G Suite oder Slack sind gerade jetzt besser geeignet als die Kommunikation über E-Mail. Chat-Systeme, Social Intranets und Mitarbeiter-Apps erobern die Unternehmen.

Immer öfter erkennen Unternehmen, wie wichtig gut informierte Mitarbeiter sind. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, interne Prozesse verkürzen sich erheblich.

Diese neue Art der Kommunikation macht einfach Spaß, ist effizient und schnell. Es ist schöner und erfolgreicher in digital organisierten, statt in analogen Teams zu arbeiten.